Bestyrelsen vil gerne rette en tak til grundejerne for den store interesse og det rekordstore fremmøde ved den nyligt afholdte ordinære generalforsamling d. 17 marts 2026.
Bestyrelsen bemærker at der under generalforsamlingen og efterfølgende var nogle spørgsmål/tvivl, primært omkring lovligheden af den indkaldte generalforsamling samt omkring stemmer ved afstemningen omkring punkt 6b. Vi ønsker med nedenstående at bibringe den efterspurgte afklaring på disse spørgsmål.
Digital indkaldelse til generalforsamling:
Der blev ved generalforsamlingen indledningsvis draget tvivl om hvorvidt generalforsamlingen var lovligt indkaldt. Bestyrelsen skal henlede opmærksomheden på §8 i de vedtægtsændringer der blev vedtaget ved den ekstraordinære generalforsamling 8. april 2024. Det skal bemærkes at vedtægtsændringerne i sin fulde form indgik som en del af de, af bestyrelsen, husstandsomdelte invitationer, både til den ordinære generalforsamling d. 11 marts 2024 samt til den ekstraordinære generalforsamling. d. 8 april 2024.
“
§8 Bestyrelsens kommunikation med medlemmerne
Al kommunikation mellem grundejerforeningen og medlemmerne, herunder indkaldelse til generalforsamling, fremsendelse af fuldmagter, forslag, og afgivelse af påkrav, kan ske digitalt ved offentliggørelse på grundejerforeningens hjemmeside, e-mail eller andet almindeligt anerkendt elektronisk medie. Medlemmerne har pligt til at orientere grundejerforeningens bestyrelse om den til enhver tid gældende e-mailadresse, der kan bruges til kommunikation med medlemmet. Indkaldelser og påkrav m.v., som er sendt til den senest oplyste e-mailadresse, anses for at være kommet retmæssigt frem. Medlemmer, som er fritaget fra modtagelse af digital post fra det offentlige, kan mod fremvisning af dokumentation herfor, blive fritaget for digital kommunikation ved e-mail. Medlemmer, der har behov for en papirudskrift af meddelelser fra bestyrelsen kan rekvirere en sådan hos bestyrelsen mod betaling af et nærmere af bestyrelsen fastsat, rimeligt gebyr.
“
Hvis man ikke har modtaget invitationen bedes man rette henvendelse til info@sovang-dragor.dk med oplysning om adresse samt både primær og sekundær email-adresse som man ønsker at modtage digital information på.
Information om indhentning af manglende mailadresser indgik, som oplyst på generalforsamlingen, på samme måde som vedtægterne i den husstandsomdelte invitation til generalforsamling og ekstraordinær generalforsamling, og udover dette har bestyrelsen yderligere ad 3 omgange husstandsomdelt flyers med samme information, samt at det har været oplyst via Facebook gruppen “Søvang” og endelig været lagt op på Søvangs hjemmeside: https://sovang-dragor.dk/har-vi-din-mailadresse
Opgørelse af afstemning:
Det viste sig ved afstemning af forslag 6b, at der var en afvigelse mellem antallet af afgivne stemmer set i forhold til registrerede stemmer inkl. fremmødte samt fuldmagter.
Umiddelbart efter at dette blev konstateret, blev der under generalforsamlingen ved 2 bestyrelsesmedlemmer samt dirigent foretaget en kontroloptælling af registreringslisterne som udfyldt ved ankomst til generalforsamlingen. Kontroloptælling viste at der var nogle registreringer som ikke var blevet talt med i første omgang, og med den fornyede optælling var der en mindre difference (3 stemmer) imellem registrerede stemmer vs. afgivne stemmer.
Med afstemningsresultatet: 139 Ja, 120 Nej, blev det vurderet, at differencen ikke ville kunne ændre på afstemningsresultatet, og dirigenten erklærede på dette grundlag forslaget for vedtaget, hvilket der i øvrigt ikke fremkom indsigelse mod fra forsamlingen. Dirigenten tog det herved også i betragtning, at forslaget angik tilførelse af trods alt begrænsede yderligere midler til en tidligere af generalforsamlingen igangsat proces, som man nu vil kunne se en ende på, når der efterfølgende fremkommer et grundlag for generalforsamlingens beslutning, om end det passerede på generalforsamlingen i meget høj grad netop angik denne kommende beslutning med den heraf følgende oppiskede stemning for og imod udførelse af sauna og grundejerforeningens involvering heri. En efterfølgende fintælling har i øvrigt vist, at der var 259 deltagere på generalforsamlingen, henholdsvis 121 fremmødte, 13 online-deltagere og 125 ved fuldmagt.
Bestyrelsen er opmærksom på behovet for at tilsikre at der vil være et fuldstændig match mellem registrerede stemmer vs. afgivne stemmer ved fremtidige afstemninger under generalforsamlinger, men anser sig i øvrigt i nogen grad for undskyldt den ekstraordinære situation taget i betragtning med det store fremmøde og registrering heraf.
Bro/Sauna-projektering:
Det blev bemærket at materialet vedr. Bro/Sauna tilgik meget sent, hvilket bestyrelsen fuldt kan tilslutte sig.
Med hensyn til fremrykning af agendapunkt 6b, hvilket blev afstemt med generalforsamlingen, og som er muligt, f.eks. ved behov for at tilsikre adgang til relevant information herunder af teknisk karakter, noterer og tilslutter bestyrelsen sig at fremrykningen af dette agendapunkt i større grad end planlagt tog overhånd i.f.t. den øvrige del af agendaen.
Bestyrelsen vil tilsikre at alt relevant materiale vedr. Bro/Sauna-projektet bliver tilgængeligt på Søvangs hjemmeside og udsende information herom til grundejerne.
Med venlig hilsen
Lasse E. Hvidman
